T E M A R I O
DESCRIPCIÓN:
Es el proceso de administrar las cuentas de usuarios, de acuerdo a la Normatividad establecida como un medio para organizar y controlar centralizadamente el acceso al Correo Electrónico y Mensajería Instantánea institucional.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE:
Al finalizar el módulo el participante será capaz de instalar y configurar las cuentas de usuario en los equipos, para el uso del correo y mensajería instantánea institucional.
TEMARIO:
- Conceptos básicos de Correo Electrónico
- Criterios de Seguridad Informática en el uso del correo electrónico
- Procedimiento de Instalación y configuración
- Mantenimiento de cuentas
- Administración de buzones
DURACIÓN:
4 horas
REQUISITOS:
Introducción a las Microcomputadoras
1.- CONCEPTOS BÁSICOS DE CORREO ELECTRÓNICO
Correo electrónico
De Wikipedia, la enciclopedia libre
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Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, (Protocolo simple de transferencia de correo) es el protocolo estándar que permite la transferencia de correo de un servidor a otro mediante una conexión punto a punto) aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
Dirección de correo
Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona.
Envío
El envío de un mensaje de correo es un proceso largo y complejo.
VENTAJAS DE USO DEL CORREO:
Las principales ventajas del correo electrónico frente a otros medios de intercambio de información tradicionales (p.ej. correo tradicional, teléfono), son:
- Comodidad
- Velocidad
- Costo
- Permanencia
- Formato digital
- Privacidad
- Colaboración e Información
| VENTAJAS DEL CORREO | VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN PERSONAL |
| Rapidez y fiabilidad en la recepción y envío de mensajes | Incrementa el contacto personal |
| No requiere simultaneidad del remitente y el receptor | Permite una mejor transmisión de los mensajes complejos |
| Facilidad de archivo, reenvío e integración | Mejora la consistencia de los mensajes |
| Bajo costo | Incrementa la motivación y el ánimo |
| Facilita la comprensión en algunos casos |
El correo electrónico ha permitido la aparición de muchas «comunidades virtuales», grupos de individuos, separados geográficamente, que comparten intereses comunes. Las relaciones interpersonales y lealtades asociadas con estas comunidades virtuales pueden ser reales y poderosas.
Elementos necesarios para utilizar el correo electrónico.
Todo usuario de correo electrónico, debe disponer de:
- Computadora
- Acceso a Internet
- Cuenta o dirección de correo electrónico
- Programa-cliente gestor de correo electrónico (o una pasarela web que le permita gestionarlo).
Cuenta o dirección de correo electrónico:
Una dirección de correo electrónico está compuesta de dos elementos:
- una parte personal, referida al nombre del usuario: nombre ó login con el que el propietario de la cuenta accede a su buzón de correo electrónico
- otra parte referida a la computadora donde se almacenarán los mensajes recibidos hasta que el usuario los recoja: nombre del servidor de correo
- Entre ambos elementos se sitúa el carácter arroba @ (at= «en»).
Las Tecnologías de la Información y Comunicaciones están modificando la manera en que mantienes los contactos en el trabajo, con tus familiares y amigos. Esta forma de comunicarte sin duda alguna es fácil, rápida, y económica, pero las ventajas se verán sustancialmente aumentadas si sabes administrar y utilizar eficazmente las posibilidades que te brinda tu cliente de correo.
Actualmente, el uso del e-mail en comunicaciones de Internet abarca el 35% de las comunicaciones totales. Microsoft Outlook Express, aunque realmente tiene un perfil propio, y está orientado principalmente a la gestión de mensajes a través de Internet. Es el cliente recomendado para correo electrónico.
Outlook 2003 es una herramienta muy completa, ayuda a tener en un mismo lugar lo que requiere para organizarse y trabajar de una mejor manera. Se pueden administrar los mensajes de correo electrónico, la agenda, así como también los contactos. Además proporciona un panel de lectura que permite leer rápidamente los correos electrónicos, ya que evita tener que abrir una nueva ventana para leer los mensajes. Se puede también hacer uso de las marcas con banderas que ayudan a identificar de una manera rápida los mensajes, ya que hace uso de diferentes colores.
Outlook 2003 cuenta con una distribución efectiva para los usuarios, se puede dar cuenta que en la misma pantalla se visualiza la lista de correos, así como el panel de lectura, además proporciona un panel de navegación que permite conectarse a otras de las facilidades que da el Outlook. Se puede tener una lista de accesos directos <shortscuts> o ligas favoritas como es el correo electrónico o alguna carpeta creada por usted para tener un acceso rápido a ella. También provee de un menú principal donde se pueden realizar acciones extras que da esta herramienta. Cuenta con un listado de Carpetas de Outlook como son el correo, la agenda, las tareas entre otras.
Políticas de uso de correo electrónico institucional y mensajería instantánea
Los servicios de Correo Electrónico y Mensajería Instantánea están disponibles para fortalecer el flujo de información y apoyar a las diferentes tareas encomendadas para el mejoramiento de las labores. El propósito de esta política es el de asegurar el uso correcto de dichos servicios.
Todos los usuarios con acceso al Correo Electrónico y Mensajería Instantánea están sujetos a los lineamientos que rigen el servicio y a una actuación con altos principios morales y éticos al utilizar los recursos informáticos del Instituto Mexicano del Seguro Social.
Todos los mensajes distribuidos a través de la infraestructura de correo y mensajería instantánea del IMSS, aún los mensajes personales, son propiedad del Instituto. No se tendrá ninguna excepción en la privacidad en nada que se cree, almacene, envíe o reciba usando el sistema de Correo Electrónico y Mensajería Instantánea del Instituto. Los mensajes pueden ser monitoreados sin notificación previa si el Instituto lo considera necesario.
El uso inapropiado de los servicios puede originar la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas, además de las consecuencias de índole legal que sean aplicables.
El Instituto se reserva el derecho de modificar esta política según lo crea necesario. En caso de modificaciones, los usuarios serán informados apropiadamente.
Alcance
El presente documento aplica a todos los funcionarios públicos que presten sus servicios en la institución de manera permanente o temporal y que utilicen los servicios de Correo Electrónico y Mensajería Instantánea que proporciona el Instituto usando o no las redes y/o equipos de cómputo propiedad del Instituto Mexicano del Seguro Social.
- OBJETIVO:
El propósito de esta política es el de asegurar la homogeneidad en la alta de cuentas de correo electrónico del IMSS, asegurando una uniformidad en la asignación de alias y opciones de configuración.
El correo electrónico es para uso exclusivo de los trabajadores del IMSS que requieran un medio rápido y efectivo de comunicación dentro y fuera del mismo Instituto. Si se justifica la necesidad de enviar o recibir información a nombre y para el instituto se puede obtener una cuenta de correo electrónico, aceptando la política de uso de este medio.
El Instituto se reserva el derecho de modificar esta política según lo crea necesario. En caso de modificaciones, los encargados de dar de alta nuevas cuentas de correo electrónico serán informados apropiadamente.
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Configuración del perfil de correo para acceso vía MAPI con Outlook
Tabla de Contenido
Introducción
MAPI en versiones anteriores a 2000.
Cambio de configuración MAPI en versiones anteriores a 2000.
MAPI en versiones 2003/XP
Cambio de configuración MAPI en versiones posteriores a 2000
Anexo «A»
Introducción
Este documento contiene la configuración de MAPI en versiones anteriores a Windows 2000 y en versiones posteriores desde cero y su modificación si hubiera alguna existente.
Configuración de Outlook vía MAPI en sistemas operativos Windows 9x.
| Paso | Descripción |
| Desde el Panel de Control | |
| Aparecerá lo Siguiente. | |
| Seleccionamos Mostrar Perfiles, aparecerá lo siguiente. | |
| Seleccionamos Agregar, aparecerá lo siguiente. | |
Seleccionamos la configuración manualmente de los servicios de Información y seleccionamos Siguiente. | |
| En la casilla de Nombre de perfil tecleamos el Nombre del Usuario como lo indica la pantalla anterior. Seleccionamos Siguiente, aparecerá la pantalla siguiente. | |
| Seleccionamos Agregar, aparecerá lo siguiente. | |
| Seleccionamos el servicio de Microsoft Exchange Server y damos clic en Aceptar. Aparecerá lo siguiente. | |
| El llenado de la pantalla se realiza de la siguiente forma. Microsoft Exchange Server: IMSSEXBE01 Buzón: cuenta del usuario (nombre.apellido) Es importante que una vez llenado los recuadros con la información seleccionemos Comprobar Nombre para comprobar que la información que le proporcionamos es correcta. Seleccionamos Aceptar, aparecerá la siguiente. | |
| Seleccionamos nuevamente Agregar, aparecerá la pantalla siguiente. Seleccionamos Carpetas personales, como se indica. | |
| Seleccionamos Aceptar. | |
| Si el usuario tiene actualmente un archivo *.PST donde este almacenando sus mensajes seleccionamos este archivo y si no creamos uno nuevo, seleccionamos Abrir. Aparecerá lo siguiente. | |
| En esta pantalla no se realiza ningún cambio se dejan los valores por omisión. Seleccionamos Aceptar. Aparecerá lo siguiente. | |
| Para configurar la entrega de mensajes a la carpeta personal, dar un clic en el fólder de Entrega como lo indica la siguiente pantalla. | |
| En la casilla de Entrega nuevos elementos en este almacén de información Seleccionamos carpetas personales, como lo indica la siguiente pantalla. | |
| Seleccionamos Aceptar. Aparecerá lo siguiente. |
Configuración del Outlook vía MAPI en sistemas operativos Windows 2000.
| Iniciar Sesión con el nombre del usuario del dominio correspondiente. | |
| Ir a inicio à Panel de Controlà clic en Correo. | |
| En las propiedades de correo electrónico, seleccionar el botón Mostrar Perfiles | |
| En la ventana Correo, seleccionar el perfil correspondiente al usuario o agregamos un perfil nuevo y damos clic en Propiedades. | |
| Seleccionar el servicio Servidor de Microsoft Exchange y dar clic en Propiedades. | |
| Ventana Servidor de Microsoft Exchange. En el campo Servidor de Microsoft Exchange teclear el servidor mencionado en imssexbe01.En el campo Buzón, teclear el nombre del usuario en el formato nombre.apellido.Una vez teniendo los campos llenos es importante utilizar el botón Comprobar Nombre, para verificar que la información proporcionada es correcta.Dar clic en OK hasta cerrar las propiedades de correo. | |
| Seleccionamos nuevamente Agregar, aparecerá la pantalla siguiente. Seleccionamos Carpetas personales, como se indica. | |
| Seleccionamos Aceptar. | |
| Si el usuario tiene actualmente un archivo *.PST donde este almacenando sus mensajes seleccionamos este archivo y si no creamos uno nuevo, seleccionamos Abrir. Aparecerá lo siguiente. | |
| Aparecerá lo siguiente. | |
| Para configurar la entrega de mensajes a la carpeta personal, dar un clic en el fólder de Entrega como lo indica la siguiente pantalla. | |
| En la casilla de Entrega nuevos elementos en este almacén de información Seleccionamos carpetas personales, como lo indica la siguiente pantalla. | |
| Seleccionamos Aceptar. Aparecerá lo siguiente. |
Configuración del Outlook vía MAPI en sistemas operativos Windows XP/2003
| Paso | Descripción |
| 1. | Desde el Panel de Control |
| 2. | Aparecerá lo siguiente. Seleccionemos el Icono de Mail. |
| 3. | Aparecerá lo Siguiente. |
| 4. | Seleccionamos Mostrar perfiles, aparecerá lo siguiente. |
| 5. | Seleccionamos Agregar, aparecerá lo siguiente. |
| 6. | Tecleamos el Nombre como queremos identificar al perfil. Ejemplo. Juan. |
| 7. | Aparecerá lo siguiente. |
| 8. | Seleccionamos Siguiente, aparecerá lo siguiente. |
| 9. | Seleccionamos Servidor de Microsoft Exchange y damos un clic en Siguiente aparecerá lo siguiente. |
| 10. | En la casilla de Servidor de Microsoft Exchange escribir el nombre del servidor correspondiente, por ejemplo imssexbe01 y en la casilla de Nombre de Usuario tecleamos el nombre de usuario, por ejemplo juan.rojas Seleccionamos Comprobar Nombre, aparecerá lo siguiente. |
| 12. | Llenamos las casillas de la siguiente forma. User Name: dominio\ usuario. Password: password del usuario. Aparecerá lo siguiente. |
| 13. | |
| 14. | Seleccionamos Next, aparecerá lo siguiente. |
| 15. | La configuración estará concluida y Aparecerá lo siguiente. |
| 16. | Configuración de Archivos de Correo. Para configurar el perfil de un Usuario para que pueda utilizar Exchange Server se realiza lo siguiente. Desde el Panel de Control |
| 17. | Aparecerá lo siguiente. Seleccionemos el Icono de Mail. |
| 18. | Aparecerá lo Siguiente. |
| 19. | Seleccionamos Data Files, aparecerá lo siguiente. |
| 20. | Seleccionamos Add, aparecerá lo siguiente. |
| 21. | Seleccionamos OK. Aparecerá lo siguiente. |
| 22. | Seleccionamos el archivo con terminación PST este archivo contiene toda la información de los usuarios (mail, citas, contactos), en caso de que no tengan archivo creamos uno. |
| 23. | Seleccionamos OK. Aparecerá lo siguiente. |
| 24. | Damos clic en Close. |
| 25. | Damos clic en Close. Otra configuración que se tiene que realizar es seleccionando la el fólder de Entrega (Delivery) como lo indica el dibujo. |
| 26. | Seleccionamos Personal Folders, como lo indica la siguiente pantalla. |
| 27. | Seleccionamos OK. |
| 28. | NOTA IMPORTANTE: Para finalizar la configuración, enviar un correo desde el buzón del usuario al buzón migracion@imss.gob.mx. |
Cambio de configuración MAPI en versiones posteriores a 2000.
| 1. | Cambio de perfil en Outlook. Iniciar Sesión con el nombre del usuario del dominio correspondiente (ver formato A). |
| 2. | Ir a inicio à Panel de Controlà clic en Correo. |
| 3. | Dar clic en la opción Mostrar perfiles… |
| 4. | En la ventana Correo, seleccionar el perfil correspondiente al usuario y dar clic en Propiedades. |
| 5. | Seleccionar cuentas de correo. |
| 6. | Seleccionar Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y dar clic en Siguiente. |
| 7. | Dar clic en cambiar. |
| 8. | Ventana Cuentas de correo electrónico. En el campo Servidor de Microsoft Exchange teclear el servidor mencionado en el formato 2..En el campo Nombre del usuario, teclear el nombre del usuario en el formato nombre.apellido.Una vez teniendo los campos llenos es importante utilizar el botón Comprobar Nombre, para verificar que la información proporcionada es correcta.Dar clic en Siguiente hasta cerrar las propiedades de correo. |
| 9. | Dar clic en Finalizar. |
| 10. | Después de los pasos anteriores es necesario ubicar el archivo .PST y moverlo del perfil anterior al nuevo perfil de correo. Si el archivo .PST se encuentra dentro del perfil de usuario se ubicará en la ruta c:\documents ans settings\nombre.apellido\configuración local\Datos de progama\Microsoft\Outlook. Una vez que se ha movido el archivo .PST abrir nuevamente el Outlook. |
| 11. | Aparecerá la siguiente ventana, en ella dar clic en Aceptar. |
| 12. | Ubicar el archivo .PST que movimos y dar clic en Abrir. |
| 13. | Caso Outlook Express. En caso de que el usuario tenga configurado Outlook Express, se requieren realizar los siguientes pasos. |
| 14. | Importar DBX. Una vez migrado el perfil del usuario, se tienen que importar los mensajes del Outlook Express, para esto abrimos el Outlook Express y nos aparece la siguiente pantalla. |
| 15. | Seleccionamos File y posteriormente damos un clic en messages. |
| 16. | Nos mostrará una pantalla indicándonos de que versión se importaran los mensajes, aquí seleccionamos la que tenga instalada el usuario. |
| 17. | Posteriormente nos aparece la pantalla en la cual debemos de seleccionar importar el correo de OE de un directorio, como se muestra abajo. |
| 18. | De la siguiente pantalla damos un clic en buscar (browse) |
| Aquí accedemos al perfil del usuario, como por ejemplo: c:\Juan.rojas\Configfuración Local\datos de Programa\identities\{5fad….}\microsoft\ Outlook Express | |
| Una vez seleccionado el fólder donde se encuentran los archivos de Outlook Express damos un clic en siguiente. | |
| Aquí seleccionamos todas las carpetas y damos un clic en siguiente. | |
| Realizará la importación una vez terminado damos un clic en finalizar. |
MANUAL PARA LA INSTALACIÒN Y CONFIGURACIÒN DE MESSENGER INSTITUCIONAL
Verificar que la versión sea 5.1. Clic en el Menú Ayuda y en la Opción Acerca de…
Si se tiene una versión diferente (superior o inferior) debe instalarse la 5.1
Para instalar el programa Windows Messenger 5.1 vamos al CD de instalación, doble clic en el programa y despliega la siguiente pantalla:
Clic en Siguiente, seleccionar la opción “Acepto los términos…” y clic en Siguiente
Muestra el avance de la instalación
A veces aparece la siguiente ventana, (puede mostrar varios renglones en la lista) dar clic en Continuar y sigue avanzando la instalación
Cuando muestre la siguiente ventana dar clic en el botón Finalizar y se cierra el Cuadro automáticamente
Clic en Inicio, Programas y se selecciona el programa Windows Messenger
Seleccionar el Menú Herramientas y Opciones
Clic en la pestaña Cuentas
Sólo debe activarse la casilla Cuenta de Servicio de Comunicaciones SIP, digitar la dirección de Messenger y dar clic en Avanzadas
Seleccionar la opción Parámetros de Configuración y configurar el servidor, activando la casilla TCP, Clic en Aceptar hasta llegar a la pantalla principal del messenger
Ahí ya debe aparecer la dirección electrónica recién configurada, Haga clic para iniciar sesión donde se indica
En la siguiente ventana aparece por default la dirección electrónica, se debe digitar en el segundo renglón dominio\ y el alias nada mas como se muestra a continuación (\ se obtiene alt+92) y en el tercer campo la contraseña correspondiente
Ya con esto queda debidamente configurada la cuenta de Messenger
Anexo A
| REGIÓN | DELEGACIONES | DOMINIO |
| Nivel Central | NIVEL CENTRAL | metro |
| Centro | 1 NOROESTE D.F. | metro |
| Centro | 2 NORESTE D.F. | metro |
| Centro | 3 SUROESTE D.F. | metro |
| Centro | 4 SURESTE D.F. | metro |
| Centro | GUERRERO | cto |
| Centro | MEX. ORIENTE | cto |
| Centro | MEX. PONIENTE | cto |
| Centro | MORELOS | cto |
| Centro | QUERETARO | cto |
| Sur | CAMPECHE | sur |
| Sur | CHIAPAS | sur |
| Sur | HIDALGO | sur |
| Sur | OAXACA | sur |
| Sur | PUEBLA | sur |
| Sur | QUINTANA ROO | sur |
| Sur | TABASCO | sur |
| Sur | TLAXCALA | sur |
| Sur | VERACRUZ NORTE | sur |
| Sur | VERACRUZ SUR | sur |
| Sur | YUCATAN | sur |
| Norte | AGUASCALIENTES | nte |
| Norte | COAHUILA | nte |
| Norte | CHIHUAHUA | nte |
| Norte | DURANGO | nte |
| Norte | NUEVO LEON | nte |
| Norte | SAN LUIS POTOSI | nte |
| Norte | TAMAULIPAS | nte |
| Norte | ZACATECAS | nte |
| Occidente | BAJA CALIFORNIA NORTE | occ |
| Occidente | BAJA CALIFORNIA SUR | occ |
| Occidente | COLIMA | occ |
| Occidente | GUANAJUATO | occ |
| Occidente | JALISCO | occ |
| Occidente | MICHOACAN | occ |
| Occidente | NAYARIT | occ |
| Occidente | SINALOA | occ |
| Occidente | SONORA | occ |
MANTENIMIENTO DE CUENTAS.
- PROCESO:
| Proceso: | Correo Electrónico Institucional |
| Subproceso: | Políticas de alta |
- DESCRIPCIÓN:
Solicitud de cuenta
El usuario deberá de llenar el formato (Solicitud Cuentas.xls) establecido por el administrador de correo, este contiene lineamientos específicos que deben de cumplirse para poder procesar su solicitud.
Antes de crear una nueva cuenta de usuario es necesario verificar que no tenga ya una cuenta de correo electrónico asignada. Si ya cuenta con una, simplemente se reasigna la contraseña y se le entrega al usuario.
Lineamientos:
- Es necesario incluir el nombre completo del usuario.
- Los nombres y apellidos deberán ir sin abreviaciones.
- Usar mayúsculas y minúsculas en todos los campos.
- La cuenta debe quedar como [primer nombre].[primer apellido]
- Incluir el alias [primer nombre].[primer apellido]no debe usar acentos.
- No se deben usar espacios dentro del nombre de usuario (alias).
- No se deben utilizar caracteres en mayúsculas.
- No se deben usar caracteres no estándares para crear la cuenta. Los caracteres estándar incluyen letras (a-z), dígitos (0-9), y guión (-).
- La letra ñ se debe cambiar por la letra n
- En la delegación IMSS va el nombre del Estado de la República, en el caso del Edo. de México va México Oriente o México Poniente, y en el caso del D.F. va Nivel Central, 1 Noroeste, 2 Noreste, 3 Suroeste o 4 Sureste.
- Incluir el password.
- Enviar el requerimiento en un solo archivo y en una sola hoja de cálculo a la cuenta altas.correo@imss.gob.mx.
Si al designar un nuevo nombre de usuario se descubre que ya existe un usuario con el mismo nombre, se agregará al nombre del nuevo usuario la primera letra de su segundo apellido. Si aún existen coincidencias con otro nombre de usuario se agregará al nombre del nuevo usuario la segunda letra del segundo apellido, y así sucesivamente hasta que su nombre de usuario sea único.
Ejemplo:
Si el usuario se llama María Eloísa de la Peña Contreras el nombre de usuario quedaría como sigue:
maria.delapena
Nota: ver que maria queda sin acento y es el primer nombre, que el primer apellido es ‘de la peña’, pero como no deben usarse espacios, ni la letra ‘ñ’, queda como delapena.
Si se quisiera agregar un nuevo usuario cuyo nombre es María Asunción de la Peña Morales su nombre de usuario quedaría como sigue:
maria.delapenam
Nota: ver que ya existía un usuario maria.delapena, para que el nombre de usuario sea único se tiene que agregar la primera letra del segundo apellido al nuevo usuario, quedando como sigue:
maria.delapenam.
Por NINGÚN motivo se deberán agregar los títulos de cortesía (Lic., Ing., Dr., C., etc.) en el campo para ‘nombre’ ni en el campo de ‘display name’ o ‘description’. Usar estos títulos dificulta la búsqueda de usuarios en la GAL (Lista Global de Direcciones).
En caso de no cumplirse los requisitos anteriores NO se debe crear su cuenta de correo (esto es con el objetivo de evitar duplicidades y asegurar una base de datos consistente).
Direcciones de E-mail
La dirección de e-mail debe ser:
[primer nombre].[primer apellido]@imss.gob.mx
Límites de Espacio
Las cuentas de correo electrónico deben tener un límite para enviar y recibir correos de 6000 kb.
En el servidor de Exchange se tiene configurado para enviar notificaciones en caso de exceder los límites:
- Emita una advertencia al usuario cuando su recipiente llegue a 6000 kb.
- Prohíba enviar correos cuando su recipiente llegue a 7000 kb.
- Prohíba enviar y recibir (cierre su buzón) cuando llegue a 8000 kb.
Otros Atributos
Los usuarios deben de identificarse con un atributo único, para asegurar compatibilidad y consistencia de la base de datos independientemente de la plataforma de correo, por lo que cada buzón debe estar identificado con la matrícula y el CURP del usuario.
Excepciones:
Las únicas excepciones en la asignación de límites, en el caso de las cuentas de Directores, el espacio es ilimitado. Directores Regionales, Delegados, Coordinadores y Jefes de área tendrán un límite de 50,000 kb.
En cuanto a la asignación de nombre NO HAY EXCEPCIONES. Debe ser SIEMPRE [primer nombre].[primer apellido].
En caso de que algún proyecto requiera de un correo electrónico con un nombre que no siga la política debe de considerarse cada caso particular con el administrador del correo.
Prácticas favorables:
- Cuando se quiera crear un nuevo usuario se recomienda que primero se busque si ya existe en la base de datos del correo haciendo una búsqueda de su nombre. Ver procedimiento de creación de nuevos usuarios.
- Informar al usuario de las restricciones a las que está sujeto (límites, distribución a varios destinatarios, etc.)
- El número máximo de destinatarios de un mensaje de correo está limitado a 9. Si se necesita enviar un mensaje a más destinatarios, es necesario transmitir el mensaje a 9 destinatarios a la vez.
Preguntas:
En caso de tener dudas o comentarios respecto a esta política, favor de ponerse en contacto con el administrador de correo. Si no se tiene ninguna pregunta, el Instituto presume que la presente política es entendida y que sus lineamientos y reglas se seguirán.
- PROCESO:
| Proceso: | Correo Electrónico Institucional |
| Subproceso: | Políticas de baja de cuentas |
- OBJETIVO:
El propósito de esta política es el de asegurar que la baja de una cuenta de correo sea de forma definitiva y con el menor impacto en caso de requerir la información que contenía el buzón, evitando restaurar de un backup en cinta el Information Store completo solo para recuperar tal información.
El Instituto se reserva el derecho de modificar esta política según lo crea necesario. En caso de modificaciones, los encargados de dar de alta nuevas cuentas de correo electrónico serán informados apropiadamente.
- DESCRIPCIÓN:
Causales de baja
Se aplica la política de baja para una cuenta que tenga más de 30 días inactiva, o si el usuario deja de trabajar para el Instituto.
Procedimiento
Cuando se considere que una cuenta de correo debe ser borrada se hace lo siguiente:
- Las solicitudes de baja deberán realizarse vía correo, por el responsable del área.
- Inhabilitar la cuenta para evitar el uso indebido de la misma, esto se realiza por un tiempo de 30 días, para posteriormente ser eliminada.
- En casos excepcionales se ligará la dirección de correo del buzón que se va a borrar al buzón de la nueva persona que se queda en su lugar (o de alguien que reciba los correos que pudieran llegar)
Si después de 30 días no hay reclamaciones respecto a ese buzón, se puede proceder a borrar la cuenta de domino y el buzón en exchange.
Preguntas:
En caso de tener dudas o comentarios respecto a esta política, favor de ponerse en contacto con el administrador de correo. Si no se tiene ninguna pregunta, el Instituto presume que la presente política es entendida y que sus lineamientos y reglas se seguirán.
Políticas Específicas de Correo Electrónico
Todos los usuarios del servicio de Correo Electrónico deberán conocer y aceptar la normatividad que establece este documento. Las dudas sobre su aplicación serán resueltas por la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, a través de la División de Soporte Técnico y Seguridad. Las violaciones a esta normatividad podrán ser causa de la revocación de los privilegios de uso del servicio de Correo Electrónico e inclusive de otras acciones disciplinarias que establezcan los órganos responsables.
El valor jurídico de los mensajes y archivos intercambiados vía el Correo Electrónico será determinado por la reglamentación vigente dentro del Instituto Mexicano del Seguro Social.
Podrá hacerse uso de los servicios de Correo Electrónico con fines de coordinación, comunicación, solicitud de datos e intercambio de archivos siempre y cuando estén vinculadas directamente conforme a sus funciones y responsabilidades.
El usuario es responsable de administrar los recursos de almacenamiento que se le asignen, así como de dar permanencia a los mensajes y archivos intercambiados vía el Correo Electrónico.
El servicio de correo Electrónico, será proporcionado por la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico (DIDT) del Instituto de acuerdo a una metodología que la misma determine, la contraseña de control de acceso será administrada por el usuario, de acuerdo a los requerimientos de generación que la DIDT determine..
Solicitud de Servicios
El Servicio de Correo Electrónico será solicitado a la coordinación de Informática Delegacional y este lo canalizara a División de Soporte Técnico y Seguridad Informática, en caso de las adscripciones de Nivel Central dicha solicitud deberá ser requerida por el Jefe Inmediato del Solicitante, quien será co-responsable del uso del servicio.
Asignación de cuentas
La División de Soporte Técnico y Seguridad Informática otorgará las cuentas de usuario conforme a lo solicitado y autorizado, haciéndole llegar al usuario la contraseña de acceso en forma confidencial.
Intercambio de información
Para la transferencia de información propiedad del Instituto Mexicano del Seguro Social vía el servicio de Correo Electrónico, el usuario deberá respetar la normatividad de clasificación de información establecida para el efecto.
Responsabilidad directa
Cada persona usuaria del servicio de Correo Electrónico, utilizará únicamente la cuenta asignada para su empleo personal, y será responsable directo de las faltas o delitos que cometiere un tercero en el caso de préstamo de la cuenta.
Manejo de excepciones
En el caso de que el conjunto de restricciones de seguridad implique que un usuario no tenga privilegios suficientes para realizar un proyecto específico, la División de Soporte Técnico y Seguridad podrá otorgar esas facilidades a petición expresa de la Coordinación o Dirección involucradas.
Mecanismos de seguridad
Los usuarios deberán utilizar los servicios de acuerdo con los procedimientos y políticas de seguridad establecidos por la División de Soporte Técnico y Seguridad.
Revisiones administrativas
La Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, a través de la División de Soporte Técnico y Seguridad, se reserva el derecho de llevar a cabo el monitoreo de los servicios de Correo Electrónico, archivos anexos y cualquier otra información electrónica transmitida a través de sus equipos de cómputo, por los medios que la misma determine.
Uso personal
Aunque el sistema Correo Electrónico del Instituto está diseñado para uso de trabajo, se permite el uso personal si es razonable y no interfiere con el trabajo.
Retención (almacenamiento) de mensajes
Los e-mails que se tengan en el servidor por más de 60 días serán borrados, por lo que se recomienda que se configure el cliente de correo (MS Outlook, archivo PST) para que se guarden los correos nuevos en la computadora del usuario.
Uso de Cuentas de correo
Todas las cuentas de correo mantenidas en los servidores son propiedad del Instituto. Los passwords no deben ser dados a conocer a terceras personas, y deben cambiarse una vez al mes. Las cuentas de correo no usadas por 60 días serán desactivadas, y posiblemente borradas.
estrictamente prohibido
- Enviar información cuyo contenido difiera con las funciones del usuario; enviar o reenviar mensajes de contenido difamatorio, ofensivo, racista u obsceno, incluyendo, pero no limitándose a contenidos ofensivos sobre origen étnico, género, edad, orientación sexual, pornografía, creencias políticas o religiosas o discapacidades o potencialmente ilegal.
- El intercambio de cuentas o divulgación de contraseñas; los usuarios que accedan al servicio de Correo Electrónico, utilizarán únicamente la cuenta asignada para su empleo personal.
- Reenviar información no oficial en forma masiva a otros usuarios, (p.e. cartas cadena)
- Falsear, esconder, suprimir o suplantar la identidad de un usuario e interceptar, revelar o ayudar a terceros a interceptar o revelar los mensajes, archivos y en general la información contenida en el Correo Electrónico.
- Cualquier práctica tendiente a utilizar, distribuir y/o duplicar información o programas a través de la red de Correo Electrónico que no sea consistente con las licencias de uso correspondiente o no esté expresamente aprobada por su autor.
Prácticas Favorables
- Revisión antivirus
Los usuarios serán responsables de verificar que todos los archivos de datos transferidos a través del Correo Electrónico estén libres de virus con las herramientas de detección autorizadas antes de ser abiertos.
- Confidencialidad de contraseñas
Los usuarios serán responsables de utilizar sus contraseñas de manera personal e intransferible, por lo que está prohibido divulgar la contraseña de acceso a su cuenta a otras personas, así como utilizar las contraseñas de otros usuarios para acceder a los servicios de Correo Electrónico.
- Espacio en los servidores
El tamaño de los buzones de correo está limitado a 8MB, y el tamaño máximo de un mensaje que se puede recibir o enviar es de 6MB, por lo tanto se sugiere que si se necesita enviar un archivo de tamaño mayor se utilice alguna herramienta para comprimirlo, como zip.
Cancelación del Servicio
Se podrá denegar el servicio a los usuarios en los siguientes casos:
- Cuando se compruebe el uso indebido del servicio.
- Por solicitud expresa del superior inmediato o una autoridad jurídica competente.
- Por mandato de racionalidad o disciplina presupuestal.
- Al término de la relación laboral.
Criterio General de Aplicación
Las restricciones de seguridad tendrán para su aplicación el principio de prohibición de todas aquellas actividades y/o métodos de utilización que no estén expresamente permitidos.
Proceso:
| Proceso: | Mensajería Instantánea Institucional |
| Subproceso: | Políticas de alta de cuentas |
OBJETIVO:
El servicio de Mensajería Instantánea (IM) del Instituto está disponible para fortalecer el flujo de información y apoyar a las diferentes tareas encomendadas para el mejoramiento de las labores. El propósito de esta política es el de asegurar el uso correcto del servicio de IM.
Todos los usuarios con acceso a IM están sujetos a los lineamientos que rigen el servicio y a una actuación con altos principios morales y éticos al utilizar los recursos informáticos del Instituto Mexicano del Seguro Social.
El Instituto se reserva el derecho de modificar esta política según lo crea necesario. En caso de modificaciones, los usuarios serán informados apropiadamente.
DESCRIPCIÓN:
Solicitud de cuenta
El usuario deberá de llenar el formato (Solicitud Messenger.xls) establecido por el administrador de correo, este contiene lineamientos específicos que deben de cumplirse para poder procesar su solicitud.
Antes de crear una nueva cuenta de usuario es necesario verificar que no tenga ya habilitado dicho servicio. Si ya cuenta con una, simplemente se le notifica al usuario ya que utiliza la misma contraseña de correo.
Todos los mensajes distribuidos a través de la infraestructura de mensajería instantánea del IMSS, aún los mensajes personales, son propiedad del Instituto. No se tendrá ninguna excepción en la privacidad en nada que se envíe o reciba usando el sistema de mensajería instantánea del instituto. Los mensajes pueden ser monitoreados sin notificación previa si el instituto lo considera necesario.
El uso inapropiado del servicio puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas, además de las consecuencias de índole legal que sean aplicables.
Prácticas Favorables
Los usuarios serán responsables del contenido de los mensajes que ellos envían, deben ser conscientes que representan al Instituto Mexicano del Seguro Social, y por lo tanto deben reflejar los altos valores éticos y morales que de ellos se espera. Los mensajes pueden ser grabados y guardados, se deberá evitar transmitir un mensaje que no se quiere volver a ver en el momento más inapropiado.
Los usuarios serán responsables de utilizar sus contraseñas de manera personal e intransferible, por lo que está prohibido divulgar la contraseña de acceso a su cuenta a otras personas, así como utilizar las contraseñas de otros usuarios para acceder a los servicios de Mensajería Instantánea.
Preguntas:
En caso de tener dudas o comentarios respecto a esta política, favor de ponerse en contacto con el administrador de correo. Si no se tiene ninguna pregunta, el Instituto presume que la presente política es entendida y que sus lineamientos y reglas se seguirán.
Políticas Específicas de Mensajería Instantánea
Todos los usuarios del servicio de Mensajería Instantánea deberán conocer y aceptar la normatividad que establece este documento. Las dudas sobre su aplicación serán resueltas por la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, a través La División de Soporte Técnico y Seguridad Informática. Las violaciones a esta normatividad podrán ser causa de la revocación de los privilegios de uso del servicio de Correo Electrónico e inclusive de otras acciones disciplinarias que establezcan los órganos responsables.
El valor jurídico de los mensajes y archivos intercambiados vía el Correo Electrónico será determinado por la reglamentación vigente dentro del Instituto Mexicano del Seguro Social.
Podrá hacerse uso de los servicios de Mensajería Instantánea con fines de coordinación, comunicación, solicitud de datos e intercambio de archivos siempre y cuando estén vinculadas directamente conforme a sus funciones y responsabilidades.
El usuario es responsable de dar continuidad y permanencia a los mensajes y archivos intercambiados vía IM.
El servicio de IM, será proporcionado por la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico (DIDT) del Instituto de acuerdo a una metodología que la misma determine, la contraseña de control de acceso será administrada por el usuario, de acuerdo a los requerimientos de generación que la DIDT determine.
Solicitud de Servicios
El Servicio de IM será solicitado a la coordinación de Informática Delegacional ó a la División de Soporte Técnico y Seguridad Informática en caso de las adscripciones de Nivel Central. Dicha solicitud deberá ser requerida por el Jefe Inmediato del Solicitante, quien será co-responsable del uso del servicio.
Asignación de cuentas División de Soporte Técnico y Seguridad Informática otorgará las cuentas de usuario conforme a lo solicitado y autorizado, haciéndole llegar al usuario la contraseña de acceso en forma confidencial.
Intercambio de información
Para la transferencia de información propiedad del Instituto Mexicano del Seguro Social vía el servicio de Mensajería Instantánea, el usuario deberá respetar la normatividad de clasificación de información establecida para el efecto. No se deberá intercambiar información confidencial por este medio, debe tenerse presente que los mensajes de IM pueden ser grabados por la persona a la que están dirigidos o por un tercero.
Responsabilidad directa
Cada persona usuaria del servicio de IM, utilizará únicamente la cuenta asignada para su empleo personal, y será responsable directo de las faltas o delitos que cometiere un tercero en el caso de préstamo de la cuenta.
Manejo de excepciones
En el caso de que el conjunto de restricciones de seguridad implique que un usuario no tenga privilegios suficientes para realizar un proyecto específico, La División de Soporte Técnico y Seguridad Informática podrá otorgar esas facilidades a petición expresa de la Coordinación o Dirección involucradas.
Mecanismos de seguridad
Los usuarios deberán utilizar los servicios de acuerdo con los procedimientos y políticas de seguridad establecidos por. la División de Soporte Técnico y Seguridad Informática.
Revisiones administrativas
Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, a través de la División de Soporte Técnico y Seguridad Informática, se reserva el derecho de llevar a cabo el monitoreo de los servicios de Mensajería Instantánea, archivos anexos y cualquier otra información electrónica transmitida a través de sus equipos de cómputo, por los medios que la misma determine.
Uso personal
Aunque el sistema de Mensajería Instantánea del Instituto está diseñado para uso de trabajo, se permite el uso personal si es razonable y no interfiere con el trabajo.
Uso de Cuentas de IM
Todas las cuentas de IM mantenidas en los servidores son propiedad del Instituto. Los passwords no deben ser dados a conocer a terceras personas, y deben cambiarse una vez al mes. Las cuentas de IM no usadas por 60 días serán desactivadas, y posiblemente borradas.
Está estrictamente prohibido
- Enviar información cuyo contenido difiera con las funciones del usuario; enviar o reenviar mensajes de contenido difamatorio, ofensivo, racista u obsceno, incluyendo, pero no limitándose a contenidos ofensivos sobre origen étnico, género, edad, orientación sexual, pornografía, creencias políticas o religiosas o discapacidades o potencialmente ilegal.
- El intercambio de cuentas o divulgación de contraseñas; los usuarios que accedan al servicio de Mensajería Instantánea, utilizarán únicamente la cuenta asignada para su empleo personal.
- Reenviar información no oficial en forma masiva a otros usuarios, (p.e. SPAM)
- Falsear, esconder, suprimir o suplantar la identidad de un usuario e interceptar, revelar o ayudar a terceros a interceptar o revelar los mensajes, archivos y en general la información contenida en los mensajes de Mensajería Instantánea.
- Cualquier práctica tendiente a utilizar, distribuir y/o duplicar información o programas a través de la red del Instituto que no sea consistente con las licencias de uso correspondiente o no esté expresamente aprobada por su autor.
Cancelación del Servicio
Se podrá denegar el servicio a los usuarios en los siguientes casos:
- Cuando se compruebe el uso indebido del servicio.
- Por solicitud expresa del superior inmediato o una autoridad jurídica competente.
- Por mandato de racionalidad o disciplina presupuestal.
- Al término de la relación laboral.
Criterio General de Aplicación
Las restricciones de seguridad tendrán para su aplicación el principio de prohibición de todas aquellas actividades y/o métodos de utilización que no estén expresamente permitidos.
Preguntas
En caso de tener dudas o comentarios respecto a esta política, favor de ponerse en contacto con el Administrador del servicio de Mensajería Instantánea. Si no se tiene ninguna pregunta, el Instituto presume que la presente política es entendida y que sus lineamientos y reglas se seguirán.
ACCESO AL SERVIDOR WEBMAIL.
- En la Casilla Digitar la siguiente liga:
https:webmailmty.imss.gob.mx
- Aparece la siguiente ventana en la cual damos click en el botón Sí
3. Digitar en usuario: nte\nombre.apellido
- Digitar contraseña:
- Aquí ya accesas tu cuenta a través de Webmail2
DEPURACION DE BUZONES.
Entras a Microsoft Outlook
Seleccionar los mails a eliminar y dar click en el botón de X
Ir a Elemento eliminados y dar click en Vaciar elementos eliminados
Y así termina el proceso de depuración de buzones.
